Elektronik fatura dendiğinde iki ayrı uygulama karşınıza çıkar: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura. İkisi de kâğıt faturanın yerini alır ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Aralarındaki temel fark, faturanın kime kesildiğidir.
Kısaca fark
E-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir. Alıcı bu sisteme kayıtlı değilse, örneğin nihai tüketiciyse, fatura e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir.
Karşılaştırma
| Özellik | E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | E-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Sisteme kayıtlı olmayan mükellef veya nihai tüketici |
| İletim | Sistem üzerinden alıcıya elektronik iletilir | Alıcıya e-posta ile veya kâğıt çıktı olarak verilir |
| GİB'e bildirim | Fatura GİB altyapısından geçer | Düzenlenen faturalar raporlanır |
| Alıcı yanıtı | Belirli senaryolarda kabul veya ret verilebilir | Alıcı yanıtı söz konusu değildir |
Hangisini ne zaman kullanırsınız?
- Bir şirkete satış yapıyorsunuz ve karşı taraf e-Fatura mükellefi: e-Fatura.
- Bir nihai tüketiciye satış yapıyorsunuz: e-Arşiv Fatura.
- Karşı taraf e-Fatura mükellefi değil: e-Arşiv Fatura.
- İnternet üzerinden satış yapıyorsunuz: genellikle e-Arşiv Fatura.
Karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını, vergi numarası ile sistem üzerinden sorgulayabilirsiniz. İyi bir yazılım bu sorguyu sizin yerinize otomatik yapar ve doğru fatura türünü seçer.
Aynı işletme ikisini de kullanabilir mi?
Evet. Pek çok işletme hem kurumsal müşterilerine e-Fatura, hem de bireysel müşterilerine e-Arşiv Fatura düzenler. Bu nedenle çoğu zaman iki uygulamaya da başvurmak ve ikisini aynı yazılımda yönetmek en pratik çözümdür.
Sık yapılan hatalar
- Karşı tarafın mükellefiyet durumunu kontrol etmeden fatura türünü seçmek
- E-Arşiv faturaları alıcıya iletmeyi unutmak
- Raporlama ve saklama yükümlülüklerini atlamak
Temel kavramlar için e-Fatura nedir yazımıza da göz atabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mevzuat değişebilir; güncel düzenlemeleri mali müşavirinizle teyit edin.
