E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standartlarda, elektronik ortamda düzenlenen, mali mühür veya e-imza ile imzalanan ve alıcıya elektronik olarak iletilen faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
E-Fatura nasıl çalışır?
Süreç kabaca şöyle işler:
- Satıcı, faturayı e-Fatura standardında hazırlar.
- Fatura mali mühür veya e-imza ile imzalanır.
- Fatura, GİB altyapısı üzerinden veya özel entegratör aracılığıyla alıcıya iletilir.
- Alıcı faturayı kendi sisteminde görür ve işler.
Fatura kâğıda basılmaz, postayla gönderilmez ve fiziksel arşiv gerektirmez.
Kimler e-Fatura kullanır?
Bazı mükellefler için e-Fatura kullanımı zorunludur; bazıları ise isteğe bağlı olarak geçebilir. Zorunluluk kapsamı GİB tebliğleriyle belirlenir ve zaman içinde genişleyebilir. Bu nedenle faaliyet konunuz ve işletme türünüz için güncel duruma bakmak gerekir.
E-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir. Alıcı sisteme kayıtlı değilse fatura e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir.
E-Fatura'nın avantajları
- Maliyet: Kâğıt, baskı, kargo ve fiziksel arşiv giderleri azalır.
- Hız: Fatura saniyeler içinde karşı tarafa ulaşır.
- Hata azalır: Veriler elektronik aktarıldığı için elle girişten doğan hatalar düşer.
- Takip kolaylaşır: Faturanın durumu (gönderildi, kabul edildi, reddedildi) izlenebilir.
- Muhasebe entegrasyonu: Faturalar muhasebe yazılımına otomatik aktarılabilir.
Nasıl geçilir?
Geçiş için genellikle şunlar gerekir:
- Mali mühür veya e-imza (bkz. mali mühür nedir)
- GİB'e e-Fatura başvurusu
- Fatura düzenleyeceğiniz bir çözüm: GİB portalı, özel entegratör veya mevcut yazılımınıza entegrasyon
- Deneme faturalarıyla test
Tüm adımların sırası için e-dönüşüme geçiş rehberini inceleyebilirsiniz.
Geçişte dikkat edilecekler
- Fatura numaralandırma düzeni ve seri kodlarını önceden planlayın.
- Müşterilerinizin e-Fatura mükellefi olup olmadığını sistem üzerinden sorgulayın.
- Fatura iptal ve iade senaryolarını ekibinize anlatın.
- Düzenlediğiniz ve aldığınız faturaları yasal süre boyunca saklayın.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mevzuat değişebilir; uygulamadan önce güncel düzenlemeleri kontrol edin.
